Trabalhar a Tecnologia da Informação como um dos pilares estratégicos para o desenvolvimento e longevidade da instituição tornou a Santa Casa de Misericórdia de Maceió (AL) referência em sustentabilidade financeira em meio ao cenário de crise enfrentado pelas Santas Casas de todo o país.
Uma das aliadas ao processo de automação adotada foi a ferramenta de Workforce Management (WFM) desenvolvida pela SISQUAL, que auxiliou a organização em diversos processos administrativos, trazendo mais agilidade ao BackOffice e à área assistencial.

A entidade, que é parte de um seleto grupo de hospitais centenários no Brasil, também se destaca em qualidade e segurança assistencial, sendo acreditada com nível de excelência pela ONA(Organização Nacional de Acreditação), categoria diamante da Acreditação Canadense e foi considerada a terceira melhor empresa no segmento saúde do Brasil pela revista Dinheiro em 2018.

Sobre a implantação

A SISQUAL atua na Santa Casa de Maceió desde outubro de 2016. Ao entrar na instituição para implementar suas soluções, o processo foi dividido em três etapas: a primeira foi a apresentação e construção dos processos junto aos executivos do hospital filantrópico. Na segunda, em abril do ano seguinte, foi contemplada a implementação do sistema e treinamento das equipes e, na terceira e última etapa, as equipes da Santa Casa, junto com o time técnico alocado no hospital realizaram os últimos ajustes no sistema para que ele atendesse 100% das necessidades corporativas.

O sistema implementado contempla todo o quadro da instituição, desde a diretoria até a equipe assistencial. “No caso de um hospital geral como o nosso, a ferramenta contempla todo o quadro administrativo, operacional e assistencial. Após o início do uso da ferramenta, notamos que processos como montagem de escalas de trabalho, aquisição de benefícios e fechamento de horas extas se tornaram muito mais ágeis”, complementa o gerente corporativo de gestão de pessoas da Santa Casa de Misericórdia de Maceió, Silvio Melo.

Melhoria dos processos

Melo detalha que a ferramenta de WFM possibilita que a entidade trabalhe seis processos distintos e considerados complexos para as unidade de saúde:

• Sistema de justificativas relacionadas a ausências e atrasos.

• Formulação da escala de trabalho, uma vez que, no hospital existem duas dinâmicas de horários distintas, a comercial, voltada para a área de administrativa e as escalas das equipes assistenciais.

• Economia e organização com o gerenciamento dos benefícios: a ferramenta possibilitou que a Santa Casa realizasse a aquisição do benefício de vale transporte de forma automatizada.

• Avaliação de horas extras trabalhadas: possibilitou ao hospital utilizar este recurso tanto na remuneração de horas extras quanto na concessão de folgas por banco de horas.

• Funcionamento do quadro de colaboradores: permitiu que a administração identifique gargalos operacionais e em qual área há a necessidade de mais ou menos mão-de-obra.

• Gestão de férias dos colaboradores: a ferramenta simplificou a identificação dos colaboradores aptos ao benefício e realocação de mão-de-obra para que a ausência deles não impactasse a operação do hospital.

Impacto assistencial

A área assistencial foi onde a ferramenta apresentou os maiores, e mais significativos, resultados. De acordo com Melo, a definição das escalas de trabalho passou a ser realizada de maneira mais simples, rápida e auxiliou as lideranças no remanejamento dos colaboradores sem impactar no atendimento.

O executivo afirma ainda que o sistema desenvolvido foi complementar à estratégia da Santa Casa de Maceió. “O principal objetivo para termos buscado a SISQUAL foi melhorar a gestão das lideranças por meio de uma visão mais ampla e rápida, reduzindo custos com vale transporte e horas extras e, em terceiro lugar, a automação dos processos administrativos forçando o BackOffice a abandonar as planilhas de Excel”.
”A solução da SISQUAL gerou uma grande contribuição para a Santa Casa eliminando pendências históricas existentes quanto a falta de transparência em relação ao nosso controle de escala. A ferramenta permitiu que a instituição desse autonomia e poder para que cada líder de equipe pudesse fazer o acompanhamento e definição das escalas de trabalho, trocas, justificativas de ausência ou atraso e, principalmente, o dimensionamento de cada setor. A tendência é que esta solução enriqueça ainda mais nossa gestão e que os projetos em andamento, junto à SISQUAL, tragam ainda mais ganhos para a Santa Casa”, completa o diretor administrativo-financeiro da Santa Casa de Misericórdia de Maceió, Dácio Guimaraes.