Com a recuperação da economia mais lenta do que gostaríamos, o desemprego continua sendo um fantasma que assusta os tra- balhadores brasileiros, não só os 12,3 milhões que já perderam seus empregos e não conseguem novas oportunidades no mercado de trabalho, mas também a popu- lação ocupada de 90,3 milhões de pessoas (números da PNAD Contínua – Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílio, divulgados pelo IBGE em janeiro).

Para Christian Barbosa, autor de seis livros sobre Administração do Tempo, muitas reuniões com pouco resultado fazem as pessoas perderem tempo

O indicador varia de zero a 100 pontos e, quanto mais alto, maior  é o medo do desemprego. Com isso, fechou o ano passado muito acima da média histórica de 48,4 pontos. “O índice de dezembro é um dos mais elevados desde 1996, quando a pesquisa começou a ser feita", observa Renato da Fonseca, gerente-executivo de Pesquisa e Competitividade da CNI.
O desemprego, porém, é só uma das aflições de quem sobreviveu aos cortes nas organizações. Um levantamento com 2.690 traba- lhadores divulgado em agosto do ano passado pela empresa de re- crutamento Vagas.com mostrou que 56% dos entrevistados tiveram que assumir funções e atividades de outras pessoas. E sobrecarga de trabalho, todo mundo sabe, tem consequências diretas na produtivi- dade, eficiência e qualidade de vida. “Quando os recursos (humanos, tecnológicos e materiais) disponí- veis são insuficientes e inadequa- dos para as metas propostas no tempo proposto ou quando os re- cursos disponíveis não estão sendo efetivamente utilizados, com a de- vida eficácia e eficiência, temos como consequência a sobrecarga de trabalho. Esta, por sua vez, transtorna o nosso equilíbrio e nos deixa ainda mais ineficientes”, afirma o administrador Boris Dri- zin, sócio-diretor da Timing Desen- volvimento Empresarial, no artigo “Dicas práticas para lidar melhor com a sobrecarga de trabalho”, disponível no site da  empresa.

O excesso de trabalho, porém, não afeta unicamente a produtivi- dade. Somado ao medo do desem- prego, é um ingrediente nocivo para a saúde mental das pessoas que pode resultar em problemas, como depressão, crises de ansie- dade, estresse e maior consumo de remédios – vale lembrar que várias pesquisas já relacionaram longos períodos de recessão econômica  à maior incidência de  depressão e até suicídio. Além disso, pessoas doentes faltam mais e são afasta- das do trabalho, o que sobrecar- rega ainda mais as  outras.


Existem, porém, várias maneiras de melhorar a vida dos que ficaram nas organizações depois do cortes de pessoal – a área de Recursos Humanos das empresas tem várias ferramentas  e  processos  para isso
–, mas uma das mais efetivas nesse momento em que os quadros e ní- veis já foram diminuídos, as estru- turas foram enxutas, os benefícios cortados e os investimentos adia- dos é a melhoria da produtividade por meio de uma ferramenta bas- tante conhecida, mas nem sempre utilizada, ou bem utilizada: a ges- tão do tempo.
“Em vez de pensar em cortar o cafezinho, os líderes têm de cortar o desperdício de tempo, que afeta a produtividade e a rentabilidade das organizações”, alerta o especialista em produtividade Christian Bar- bosa, empresário e autor de seis li- vros sobre administração do tempo. Para Drizin, os conceitos e pre- missas de administração do tempo podem, sim, ajudar nos períodos de  crise, mas isso depende  especialmente do gestor. “Ele precisa cuidar e estimular a automoti- vação e atitude proativa da sua equipe, ser mais rigoroso com o estabelecimento de prioridades e, continuamente, identificar os principais desperdiçadores do tempo da sua equipe para procu- rar eliminar ou reduzi-los”, sugere Drizin, que se especializou em aju- dar as empresas a melhorar seu desempenho e produtividade.
E não faltam fatores desper- diçadores de tempo dentro das empresas.
Se você perguntar a qualquer profissional, quais são os principais deles, certamente as reuniões   vão figurar no topo da lista. “Reuniões demais com pouco resultado geram custo e fazem as pessoas perderem tempo, porque nada é decidido ou resolvido. Ao longo do nosso tra- balho com grandes empresas, cria- mos um índice que mede o custo da inutilidade das reuniões. Um exemplo são aquelas específicas de follow-up que ainda são feitas, muito embora haja ferramentas para isso”, lembra Barbosa.
Além de avaliar a real necessi- dade das reuniões, um bom tra- balho de administração do tempo deve olhar para a produtividade em geral e mapear os desper- dícios.  Em  relação  ao processo interno da equipe, quanto os colaboradores realmente entre- gam nas 8 horas de trabalho? Por que eles estão tão estressados, com pouca qualidade de vida, e fazendo tantas horas extras se entregam um trabalho razoável? Por que os profissionais levam de 1 a 3 horas por dia para ler e responder tantos e-mails? E por que eles ainda não foram treina- dos a usar em toda a sua poten- cialidade ferramentas como, por exemplo, o Outlook – o serviço de e-mail e calendário mais utilizado no mundo corporativo.
 
Com as tecnologias móveis, muita gente compensa a falta de tempo durante o expediente nor- mal esticando a jornada de tra- balho pela noite e nos finais de semana. Se isso parece uma boa medida para melhorar
a produtividade e tirar o atraso, a longo prazo, tra- balhar 15, 16 horas por dia e não descansar nos finais de semana afeta a qualidade de vida com as consequências já vistas nesta reportagem.
Para mudar tal com- portamento, alguns países
e empresas, inclusive brasilei- ras, começam a aderir ao concei- to de desconexão do trabalho. O principal exemplo é a França, que mudou o código de trabalho, em 1º de janeiro, para garantir aos empregados o direito a encerrarem a jornada no final do expe- diente.

No Brasil, algumas em- presas já têm proibido, por conta própria, os gestores de contatarem os funcioná-
rios fora do horário de trabalho, mas por aqui ainda não existe lei específica sobre isso. San- cionada no final de 2011, a lei nº 12.551 apenas equipara os meios telemáticos e informa- tizados de comando, controle e supervisão (entenda-se e-mails, torpedos, celular, etc.), para fins de subordina- ção jurídica, aos meios pes- soais e diretos de comando, controle e supervisão do tra- balho alheio, abrindo a possibilidade de que os funcionários que usem, por exemplo, as mensa- gens instantâneas para trabalhar recebam horas extras por isso.

Mesmo que a empresa onde você trabalha não se preocupe com a gestão do tempo, você mesmo po- de investir nessa ferramenta para melhorar a sua pro- dutividade pessoal. Não falta conteúdo disponível na internet. Para ajudá-lo a deixar de desperdiçar tanto tempo no trabalho, seguem algumas medidas sim- ples, só para começar, compartilhadas pelo especia- lista Christian Barbosa:
•    Escolha uma agenda – Parece óbvio, mas mui- ta gente ainda não tem uma agenda para organizar as atividades. Essa ferramenta pode ser um caderno, uma agenda de papel, um aplicativo de celular ou si- tes como o Google Calendar, Remember The Milk e Neotriad. Não pode não ter ou esquecer de levar para o trabalho todos os dias.
•    Administre a caixa de entrada de e-mails – Use a ferramenta de e-mails a seu favor, explorando todos os seus recursos, como categorização e agrupamento
 
das mensagens recebidas, uso de filtros e de atenção diferenciada. Estabeleça também um horário para lei- tura, resposta e processamento dos e-mails.
•    Cancele as notificações – Criados para alertar os usuários para a chegada de um e-mail ou de uma no- va mensagem, os alertas de redes sociais e aplicati- vos de mensagens tiram a concentração do trabalho, principalmente quando não estão relacionados com ele. Portanto, vale a pena cancelar as notificações e não ficar tentado a dar uma espiadinha no celular no meio de uma tarefa importante. Outra opção é dei- xar o smartphone em “Modo Avião”, função disponí- vel nos dispositivos que corta qualquer comunicação sem a necessidade de desligar o aparelho.
•    Anote tudo o que tiver para fazer – Não vale usar a cabeça para lembrar o que deve ser feito, vo- cê precisa anotar na sua agenda! Toda vez que tiver de entregar um projeto, ir a uma reunião, ler um rela- tório ou proposta, escreva na sua agenda no dia que deve ser feito. E, quando fizer, risque! Todos os dias ao chegar ao trabalho olhe na sua agenda.
•    Escolha um dia para se organizar – Mas não adianta ter a agenda e anotar tudo se você não pla- nejar. Isso significa antecipar as coisas que precisa entregar para não ficar na última hora ou esquecer. Quanto mais você antecipar, mais sossegado vai ficar!
•    Quando tiver muita coisa acumulada para fa- zer, separe um período do dia para começar a fazer esses atrasos. A dica é dar uma ordem numérica de tudo que dever ser feito. Comece pelas coisas mais rápidas e fáceis, depois, se estiver bastante disposto, as coisas mais difíceis e deixe as mais gostosas para fazer por último.