ECM (Enterprise Content Management) fez enormes progressos nos últimos 10 anos. Ainda assim, em muitos casos, permanece invisível para quem o utiliza diariamente. ECM armazena conteúdo clínico que reside fora do prontuário eletrônico do paciente (PEP), até 65% em algumas situações, e uma grande parcela do conteúdo administrativo e financeiro, tornando-se o repositório de conteúdo mais importante em uma instituição de saúde.

ECM surgiu como gestão de documentos departamentais em áreas administrativas e financeiras. Chamado na época de “gestão de documentos e imagens”, tinha como foco a digitalização e o armazenamento eletrônico de material em papel para ajudar os departamentos a reduzir custos de armazenamento e recuperar espaço valioso. Ao longo do tempo, passou a incluir as capacidades de workflow, gestão de processos de negócio e gestão de casos, que aceleraram os processos de negócio e pouparam tempo e recursos. Evoluiu de uma solução de gestão de documentos para o que atualmente é denominado: gestão de conteúdo empresarial.

É familiar a visão do staff operacional entregando ao paciente uma prancheta com formulários. Não é muito comum o paciente receber um tablet contendo versões eletrônicas de todos os formulários importantes que ele deve ler, preencher e assinar.

ECM preenche os formulários automaticamente com informações do paciente que já estão arquivadas para que ele não precise fornecer dados redundantes, o que proporciona uma melhor experiência. E, uma vez que ECM captura o conteúdo eletronicamente, informações completas e exatas do paciente ficam disponíveis de imediato a partir do próprio PEP, otimizando não só todo o processo de registro, mas também processos downstream, como faturamento.

Esta estratégia de conteúdo clínico é essencial para a continuidade dos dados, dotando as organizações de saúde com um roadmap para o tratamento aprimorado do paciente.

A tecnologia ECM foi além dos dados administrativos e agora inclui conteúdo clínico, como resultados laboratoriais, fotos de tratamento de lesões, eletrocardiogramas e muito mais. Este conteúdo integrado ao PEP pode ser acessado pelos médicos de forma fácil e rápida, sem que seja necessário alternar entre aplicativos.

Para os departamentos administrativos, a integração de ECM com ERP (sistema integrado de gestão empresarial) permite que o staff permaneça no sistema ERP ao acessar informações relacionadas para concluir tarefas. Frente ao aumento do volume de conteúdo e à necessidade cada vez mais imperiosa de ter um repositório central, a integração com outros sistemas de negócio essenciais continua sendo um elemento decisivo das soluções de ECM para suportar acessibilidade, segurança e atendimento ao paciente.

ECM está sempre evoluindo. Um dos recursos mais recentes é o de captura e armazenamento de conteúdo como radiografias, ressonâncias magnéticas e tomografias computadorizadas, no padrão de comunicação de imagens digital em medicina (DICOM na sigla em inglês). A capacidade de ECM de “ingerir” e gerenciar estas imagens vem completar a eficácia da solução em fornecer uma estratégia de conteúdo clínico abrangente às organizações de saúde.

Plataforma para toda a instituição de saúde, ECM conecta vários departamentos e sistemas de TI. Mas, embora esta verdadeira solução empresarial capture, armazene e automatize processos em departamentos financeiros, administrativos e médicos, talvez o que mais empolgue as organizações seja a capacidade de troca de informações sobre saúde.

Agora, quando há uma transição no tratamento, o conteúdo sobre o paciente é transferido simultaneamente, eletronicamente, para a organização seguinte. Não cabe mais ao paciente transportar registros, e os médicos já não precisam começar do zero e criar manualmente um conjunto de informações sobre ele.

ECM percorreu um longo caminho desde suas raízes em gestão de documentos. O modelo digitalização-armazenamento-recuperação, que ajudou a acabar com os arquivos físicos e reaproveitar o espaço, transformou-se em uma solução corporativa essencial. Ao criar registros mais completos de pacientes, ECM atua como ponto único de acesso a conteúdo clínico e, portanto, assegura que as instituições de saúde certas tenham as informações certas, na hora certa e no contexto certo, para um tratamento mais eficaz. ECM também cria registros administrativos mais completos, possibilitando que as organizações se beneficiem de ferramentas de gestão de casos e processos de negócio para aumentar a eficiência e reduzir os custos.