Não há mais como adiar, a digitalização se tornou imperativa para todos os setores do mercado, e na área da saúde o cenário não seria diferente. Embora haja uma compreensão do valor da transformação digital, ainda existem alguns desafios nas instituições de saúde. Entre eles, a cultura organizacional ainda muito centrada em processos que demandam consumo de papel, a adesão dos profissionais e a implementação de projetos internos que, de fato, engajem os usuários em projetos digitais.
 

Do ponto de vista tecnológico, o setor também enfrenta outros gargalos, como a migração da infraestrutura dos sistemas que deve ser adequada para suportar essa transformação, bem como o investimento inicial para o uso de certificados digitais, além do custo para digitalização do papel legado. Sem contar na falta de interoperabilidade entre os diferentes sistemas, que pode resultar em dificuldades na troca eficiente de informações entre os setores e profissionais.

Superando desafios e conquistando vantagens

Ao passo que os desafios e custos a serem transpostos são imensos, a digitalização e o uso de meios digitais, com a eliminação do papel na área da saúde, também gera retornos positivos, como a melhoria da eficiência operacional, tanto de processos internos, quanto de serviços prestados e, porque não dizer, da segurança do paciente.

Do ponto de vista assistencial, os benefícios são inúmeros, seja pela simples possibilidade de consultar os dados do histórico dos pacientes, a quebra da barreira logística ou mesmo a possibilidade de evitar repetições de exames recentes. Em situações complexas, destaca-se ainda o telemonitoramento de pacientes críticos, o suporte à decisão clínica e a utilização de bibliotecas virtuais para consultar os protocolos de tratamento mais atualizados.

Ainda que seja algo que não tão evidente, é importante sempre lembrar da eliminação do “papel” em imagens e resultados de exames. Esses filmes, ao serem migrados para o digital, possibilitam ganhos para a escala na avaliação, bem como a possibilidade de utilização de algoritmos avançados para diagnósticos mais precisos.

Já em relação aos processos internos, a digitalização traz como benefício a automação de diversas atividades, como auditoria e faturamento, gerenciamento de estoque, além de folha de pagamento e contabilidade, reduzindo a carga de trabalho manual, minimizando erros e resultando em uma operação mais eficiente.

A eficiência operacional pode ser notada, por exemplo, na gestão de estoque que com uma digitalização dos processos possibilita acompanhamentos muito mais próximos dos setores, redução de estoque parado, entregas mais eficientes e planejamentos de compras com mais assertividade.

Da mesma forma, todos os setores administrativos ganham com processos digitais. Porém, é importantíssimo também não nos esquecermos da integração entre os sistemas. Garantir que as informações digitais estejam integradas é fundamental para que não seja criado um retrabalho nessa jornada.

A boa notícia é que é cada vez mais prático passar por essa jornada de transformação digital de maneira estratégica e assertiva, uma vez que existem soluções disponíveis no mercado para esse processo, oferecendo digitalização, gestão eletrônica de documentos, assinatura eletrônica, certificação digital e criptografia – tudo conectado a uma solução de completa.

O suporte da regulamentação

Ao migrar para os processos digitais, uma preocupação crítica dos gestores de saúde é com a segurança e privacidade dos dados. Contudo, aderindo a jornada de digitalização, ganha-se ainda mais vantagem nesse sentido, já que os dados gerados passam a ser armazenados eletronicamente e ficam limitados ao ambiente online, o que promove maior segurança para a instituição e permite ainda a rastreabilidade de todo o processo.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exerce uma influência significava na segurança e nas estratégias de eliminação do papel nas instituições de saúde, ao estabelecer diretrizes rigorosas para o tratamento, armazenamento e proteção de dados pessoais.

Além disso, atualmente, algumas regulamentações e normativas também orientam a transição para processos digitais e de paperless no setor. É o caso da MP 2.200/01, que regulamenta o uso do certificado digital ICP-Brasil; a Lei 14.063/20, que regulamenta os tipos de assinatura eletrônica para o setor público de saúde; a Resolução CFM 1821/07, editada pelo Conselho Federal de Medicina (CFM), que trata da guarda do prontuário médico e estabelece as normas para a manutenção e acesso aos registros médicos, incluindo a possibilidade de sua guarda em meio digital; e, ainda, a Norma Técnica de Certificação de Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde (RES) – SBIS/CFM, que orienta a certificação de sistemas de registro eletrônico em saúde.

Para atender aos requisitos legais para a retenção e arquivamento de registros médicos digitais e garantir conformidade com essas normas, as instituições de saúde podem se respaldar também na Lei 13.787, que dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio do prontuário do paciente.

Desta forma, ao abraçar a digitalização, as instituições de saúde podem gerenciar efetivamente os seus dados, preservando a privacidade dos pacientes e atendendo aos requisitos de conformidade estabelecidos pelas regulamentações governamentais.

É uma jornada muito além da otimização de processos, mas de aprimoramento na qualidade do atendimento, redução de custos operacionais e, principalmente, aumento da eficiência em todo o setor.