Infelizmente ainda é elevada a quantidade de gestores que não sabem a diferença entre a gestão do contrato e a auditoria dos contratos no Brasil.

Existem 3 motivos que fazem com que isso aconteça:

1. O tema gestão de contratos no Brasil foi profissionalizada inicialmente na área pública, e a lei e as práticas da área pública privilegiam a auditoria e não a gestão;
2. Existe muita oferta de cursos de auditoria, especialmente praticados pela área jurídica que tem foco na auditoria e não na gestão, e pouca oferta de cursos de gestão, que geralmente são praticados por gestores que se ocupam profissionalmente com a gestão e não na área de ensino;
3. Embora já praticados por muitas empresas, os modelos de gestão de contratos ainda são desconhecidos da maioria dos gestores.

Claro que sou suspeito para defender os conceitos CLM e o Modelo GCVC, e por isso sempre cito seus principais fundamentos para discutir a diferença entre auditoria e gestão de contratos… é o que vou fazer agora

Vamos iniciar falando sobre a lei 8.666 e os contratos firmados pela área pública. Me permita reproduzir a parte que interessa.

“Seção IV

Da Execução dos Contratos

Art. 67.  A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição.

• 1o  O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados.

Art. 68.  O contratado deverá manter preposto, aceito pela Administração, no local da obra ou serviço, para representá-lo na execução do contrato.”

Como se vê a lei define a figura do auditor. Fala sobre acompanhamento, registros e até permite que terceiros sejam contratados para assistir a figura que é chamada de ‘fiscal do contrato’.

Então é obrigatória a designação de um auditor para o contrato, caso contrário o administrador público é responsabilizado, e é isso que a administração pública geralmente faz … só isso.

Não existe nada na lei que defina a figura do gestor do contrato e isso gera uma grande confusão, porque alguns administradores pensam que estão fazendo gestão quando baixam portarias, ordens de serviço e ‘um monte’ de outras normas que obrigam o preenchimento de ‘uma montanha’ de formulários que só servem para aferir se o contrato está sendo auditado – somente auditoria e nenhuma prática de gestão, como preconiza CLM, Modelo GCVC ou outros modelos de gestão do contrato.

Na área privada, quando a empresa não adota práticas e modelos de gestão do ciclo de vida dos contratos acontece a mesma coisa: ‘fulano’ é designado gestor do contrato e segue uma rotina rígida de normas que garantem que o contrato está sendo executado ‘dentro da lei’.

Isso é auditoria: aferir se o contrato está sendo executado conforme a norma.

Auditoria é uma parte da gestão do ciclo de vida dos contratos, é absolutamente necessária (indispensável), mas não é o foco principal da gestão do contrato. Auditoria é o ‘aprender a ler e escrever’, mas não garante que a pessoa vai entender o significado do que lê, ou que vai garantir que ele escreva um manual, uma poesia, etc.

Me permita reproduzir agora o texto que fundamenta a NCMA (National Contract Management Association), onde os conceitos do CLM começaram a se formar:

‘business success through contract management excellence’

Ou ‘o sucesso do negócio através da excelência da gestão dos contratos’

O Modelo GCVC é descrito a partir desta frase, e os cursos de gestão do ciclo de vida dos contratos tem esta frase como pano de fundo… esta é a diferença fundamental entre auditoria e gestão do contrato.

O foco da gestão é fazer com que o contrato dê certo e não apontar que está dando errado.

O excelente gestor do contrato… o excelente gestor da contratação… são os que atuam para maximizar o resultado do contrato para a empresa e não ‘ficar dedando’ que fulano não fez isso, ou fez aquilo de errado – o excelente gestor é o que faz tudo o que estiver ao seu alcance para que as pessoas envolvidas façam o que for necessário para evitar o erro e não para apontar os erros!

Na auditoria dos contratos em que a conformidade com a lei e a norma é o foco o jurídico é um dos atores principais – mas não na gestão dos contratos onde o resultado do contrato é o foco. Na gestão do contrato o jurídico é como o juiz do jogo de futebol: quando não aparece significa que o jogo está correndo de forma legal e o espetáculo é o gol e não o cartão vermelho.

A auditoria separa os processos de contratação dos processos da gestão – a gestão divide o ciclo de vida dos contratos em quatro etapas, sendo duas delas de planejamento, para que as outras duas ocorram de forma eficiente, eficaz e efetiva.

Finalizo concluindo com a introdução dos cursos de gestão de contratos:

• Auditoria de contratos é fundamental para a empresa, mas só garante que os contratos são executados ‘conforme’ a lei ou a norma. Quando o foco é este, o contrato dá prejuízo, a empresa vai a falência, mas o contrato não apresenta ‘não conformidades’;
• Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos é o conjunto de atividades que maximiza o resultado, reduzindo perdas, aumentando o lucro. Quando o foco é este, o contrato espelha a necessidade do negócio e não simplesmente a formalidade ou o excesso de burocracia!