Primeiro hospital de Porto Alegre, a Santa Casa de Misericórdia tem 9.500 funcionários, um número que se altera com muita frequência. Isso porque atualmente o hospital atua junto com a prefeitura de Porto Alegre para prestar serviço como unidade básica de saúde, além realizar incorporações de outros hospitais públicos, como o Hospital de Santo Antonio da Patrulha, na cidade de mesmo nome, e o Hospital Dom João Becker, em Gravataí. Ao todo são 9 hospitais e um 10º hospital, o Nora Teixeira, está sendo construído. Todos com um grande volume e variedade de tipos atendimentos, o que mostra a importância do papel da Santa Casa no Brasil.

Circulam por dia 25 mil pessoas na Santa Casa, contabilizando 60 mil internações,70 mil procedimentos cirúrgicos e 1 milhão de consultas médicas por ano.

“Para lidar com isso precisamos ter muita responsabilidade com o colaborador da Santa Casa e a tecnologia é a base para que possamos ter boas interações, nos comunicando de forma confiável, ágil e humana”, explica Bruno Duarte dos Santos, Coordenador de Projetos e Políticas Gestão de Pessoas na Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre.

Nos últimos anos a Santa Casa trabalhou em um grande projeto para gestão de pessoas, um movimento que exigiu a necessidade de se investir em uma plataforma. De acordo com Bruno, foram identificadas mais de 100 necessidades para atender todo o ciclo de vida do colaborador. E para começar essa jornada digital, a Senior Sistemas foi a escolhida justamente por atender todas as necessidades mapeadas.

 

“Além disso, ficamos bem tranquilos que a Senior nos trataria como uma empresa parceira, como um cliente importante. Isso nos deixou confiantes de que teríamos suporte sempre que necessário”.

 

O projeto

Em novembro de 2019, o projeto começou a ganhar vida. “A transformação digital no RH da Santa Casa envolveu uma jornada extensa, então o planejamento e o envolvimento de todos foi fundamental para que o projeto atingisse os resultados esperados. Isso incluiu a alocação de equipes multidisciplinares, tanto da Senior como da Santa Casa.”

A Santa Casa investiu em módulos da plataforma HCM, produto de Gestão de Pessoas da Senior, além de integrações com o Ronda Senior, já usado pelo hospital para o controle, acesso e segurança de toda Santa Casa. Os módulos de Painel de Gestão e BPM também foram inseridos na operação.

Primeiros resultados

“Somente com os módulos de Gestão de Recrutamento, Colabbe (admissão digital) e quadro de vagas, já conseguimos conferir uma redução de tempo de 70% da nossa rotina. Mas, hoje conseguimos perceber que foi muito mais que isso. Poupamos muito tempo, devido a interação de forma remota com os candidatos em todo o processo de contratação”

Bruno destaca ainda que as ferramentas contribuíram para profissionalizar a gestão do recrutamento.

“Hoje a vaga é aberta e concluída diretamente na plataforma da Senior, fato que garante ganho operacional e redução de riscos na contratação de pessoas. Caso seja efetivada, seguimos no mesmo local com onboarding digital, que além de prover um ganho operacional considerável, melhora a imagem da Santa Casa nos apresentando como uma empresa de classe mundial no que tange a admissão de profissionais”.

O BPM, que entrou para automatizar o processo de rescisão, hoje é uma ferramenta para automatizar adesão de planos de saúde, atendimento ao colaborador, entre outras necessidades. A inovação permite criar os mais variados fluxos de trabalho. “Para se ter uma ideia dos volumes, já foram automatizados 8 processos, onde circularam, de julho a dezembro de 2021, 34.030 interações de Gestão de Pessoas com todos os colaboradores da empresa”, destaca Bruno.

 

“O BPM pode ser usado em todos os outros setores da empresa e não apenas no RH, ajudando na eficiência dos processos e no ganho de agilidade”, reforça Jeremias Volpe, Head da Senior Sistemas no Rio Grande do Sul.

Gestão de benefícios & Gestão de equipe médica

Uma vez que o colaborador é contratado, a Santa Casa tem a preocupação de garantir que os benefícios sejam pagos corretamente, sem que isso exija muito tempo da equipe de RH. Neste ponto, entra o módulo de benefícios da Senior, que parametriza com os contratos todos os benefícios disponíveis na Santa Casa, relacionando de forma automática e ágil às respectivas alocações para cada caso.

Pensando na experiência destes colaboradores, a Santa Casa inseriu também módulos de orçamento de pessoal, gestão de desempenho, carreira e sucessão e gestão de remuneração, além de Segurança e Saúde do trabalhador, todos também já integrados com a folha de forma simples.

“Trabalhamos também com o módulo de acesso e controle de refeitório, que hoje centraliza toda a gestão de acesso da Santa Casa em uma única plataforma. Já tínhamos o Ronda, produto de acesso e segurança da Senior, e adquirindo o HCM nós integramos as duas soluções gerando um controle completo e muito eficaz para a realidade da Santa Casa”, fala Bruno Duarte dos Santos, Coordenador de Projetos e Políticas Gestão de Pessoas na Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre.

Outros ganhos da transformação digital

Antes da digitalização dos processos, os pagamentos de aproximadamente 600 médicos possuíam diversas etapas manuais, especialmente em razão das peculiaridades de cada contrato, e das diferentes escalas de trabalho. Após a implantação do HCM Senior, essa gestão foi automatizada junto a folha de pagamento, tornando o processo mais confiável e ágil.

Gestão e controle de ponto, também é outro módulo do HCM Senior que tem poupado muito tempo da alta gerência da Santa Casa. “Nos surpreendemos especialmente com o fechamento de ponto, que ao mesmo tempo atua com 9.500 pessoas, sem travar, sem perder tempo, algo que era um problema em nossa tecnologia antiga, finaliza Bruno.