Quando o dia acaba, para uma boa parcela dos executivos brasileiros fica a sensação de que o tempo dedicado à empresa - muitas vezes longas jornadas de até 14 horas -, não foi bem aproveitado. Tarefas e decisões importantes quase sempre são postergardas para a manhã seguinte. Os motivos para esses atrasos são muitos e resultam de uma avalanche de práticas improdutivas que roubam o foco desses dirigentes. Entre elas, estão reuniões sem objetivos definidos, conchavos políticos, toneladas de e-mails e chamadas inúteis.

Seria lógico supor que esse tempo perdido, que tanto atrapalha a produtividade dos nossos executivos, diminuiu por conta dos avanços tecnológicos, mas isso nunca aconteceu. A questão por trás desse "delay" é bem mais complexa e requer medidas de ajuste na maneira de administrar as companhias.

Pesquisa realizada pela consultora Betania Tanure com 528 executivos do alto escalão no país mostra que mais da metade deles considera que entre 16% e 30% de seu expediente é gasto com atividades improdutivas, período que, somado, representa praticamente um dia da semana jogado fora. "No momento em que o grau de incerteza é grande e a economia não cresce, a lentidão é mortal para os processos decisórios", afirma a pesquisadora e professora da PUC Minas.

De fato, se as coisas não andam no dia a dia, as ideias e os projetos se acumulam na mesa. Para 73% dos pesquisados, o processo decisório em suas companhias é lento. Outra constatação é de que as reuniões são um dos fatores que mais atrapalham o fluxo do trabalho cotidiano. Metade dos executivos as considera mais longas que o necessário e apenas 26% veem o lado positivo desses encontros.

 

O presidente da Vigor, Gilberto Xandó, diz que a forma encontrada em sua empresa para reduzir o número de reuniões e ganhar tempo durante o expediente foi mudar a disposição dos profissionais no escritório. Sem salas separadas e ocupando o mesmo espaço, o contato mais próximo entre os diretores e suas equipes ajudou a dar agilidade à comunicação, segundo Xandó. "Resolvemos muitas questões na mesma hora, sem precisar agendar uma reunião", diz.

A proximidade, segundo ele, ajuda as pessoas a conhecerem melhor o estilo de trabalho e gestão de cada um. Xandó conta que a companhia tem uma reunião de planejamento semanal com os gerentes seniores e duas com diretores. "Elas não duram mais que duas horas", afirma. Com o conselho ele se reúne uma vez ao mês. "O importante é ter uma pauta definida e estabelecer o tempo que cada um vai usar para expor seu ponto de vista."

Betania Tanure defende que a oportunidade de resolver as questões pessoalmente ajuda a desemperrar muitos assuntos e a dar velocidade a algumas questões corporativas. O presidente da Gol, Paulo Sérgio Kakinoff, acredita que o grande vilão da produtividade nas empresas é a comunicação interna. "A informação truncada leva a interpretações erradas de onde se quer chegar", diz. O resultado, segundo ele, são reuniões improdutivas e a perda do foco da estratégia.

Na opinião de Kakinoff, não basta explicar o objetivo a ser perseguido, mas sim o que está por trás daquilo. "Se isso não está claro, muita energia é gasta à toa", afirma. O mal entendido segue em cascata e a improdutividade se espalha por toda a companhia. "É impossível ter um posicionamento competitivo dessa maneira". Quando existe transparência, segundo ele, as pessoas deixam de ser vítimas da falta de informação e passam a ser guardiãs das metas da companhia.

 

Gilberto Xandó, presidente da Vigor, diz que reduzir o número de reuniões ajuda

A burocracia e as questões tecnológicas são outros fatores cruciais no desperdício de tempo nas organizações. Segundo o levantamento, 70% dos executivos passam mais de duas horas, em média, envolvidos com o uso da tecnologia durante o dia. "Eles estão respondendo e-mails ou usando Blackberrys, iPhones ou similares para fins profissionais", diz Betania. Dos entrevistados, 77% percebem o período usado dessa forma como desperdiçado.

"A tecnologia tem que estar a serviço da companhia e não ao contrário. Ela não pode engessar os processos", afirma Kakinoff. Para ele, a tendência é que ela seja usada para aumentar a burocracia interna e não como uma ferramenta útil à gestão, o que é contraproducente. Um exemplo do mau uso da tecnologia, em sua opinião, são e-mails onde diversas pessoas que não têm poder de decisão sobre determinado assunto estão copiadas.

O presidente do MetrôRio, Flávio Almada, acredita que o tempo improdutivo dos executivos está relacionado com uma questão cultural brasileira. "Temos o hábito de começar a fazer as coisas sem planejar, somos fazedores, o que sai caro e nem sempre atende aos objetivos originais do negócio", diz. As reuniões, em sua opinião, são arenas para lutas de egos e disputas de poder. Para melhorar a produtividade é preciso que exista o amadurecimento e uma mudança de postura dos profissionais. "As pessoas se escondem atrás dos processos."

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